2014年10月30日 星期四 2014年10月(总第43期)
上一期 下一期

亲历正泰集团创业30周年纪念大会筹备工作

2015-04-13 15:57:02

文/南丹佳

10月23日下午,科技楼六楼办公室,几个同事一起帮忙核对、整理、分类已经写好嘉宾姓名的大会邀请函,对照大会邀请的嘉宾领导名单,再三仔细校对每一位受邀嘉宾的姓名和单位职务等信息,准确无误后,才放心的交到接待组同事的手中,确保第二天将各邀请函一一送出。就这样,我不知不觉已参与到正泰集团创业30周年纪念大会筹备工作文秘组的工作中去。

10月25日,周六,在家休息,下午1点多,收到公司短信平台群发会议通知短信,看到短信,第一时间有些意外,回想往年的国际营销大会、供方大会,根据大会文件了解到与自己有关的分工内容,负责大会主题PPT制作。这条短信不知道意味着什么样的工作分工。同时有些荣幸,作为一名正泰人,11年的青春时光与正泰同行,如今公司30周年大会筹备工作能有幸参与其中,并见证正泰30周年盛典,也将成为一段值得纪念的珍贵经历。

晚上提前安顿好家中事务并告诉孩子:“妈妈明天去公司加班,你跟爸爸。”孩子懂事地说:“嗯,妈妈不在家,我跟爸爸。”孩子咳嗽,夜里睡觉时还吐了,始终有些不放心。

26日上午9点,公司科技楼一楼接待室,现场会议+电话会议,林书记主持,30周年纪念大会会务筹备工作各工作组组长及主要工作人员按时参加会议。由于是周日,有在动车上接入电话会议的,有出差途中接入会议的,有在家中接入会议的,不同地域空间的正泰人一下子联结到这个会议上。各组组长详实地汇报着各项筹备工作进度:座位图编排、经销商和供方邀请、颁奖流程、大会议程、会议资料、接待方案、后勤保障等等。林书记总结讲话中强调各工作组必须高度负责,不折不扣地完成各项任务。

大会开幕进入5天倒计时……

27日,我配合林书记负责发送温州市各部委局办领导们的邀请短信,近65位,逐一发送。虽然仅仅是发手机短信,但是也不是容易的事情,期间林书记的手机要接听许多电话,听取工作汇报、批示,工作协调,一些邀请嘉宾的联系方式没有,临时从各方收集……一部分领导第一时间回复短信或回复电话表示感谢并参会,一部分没有回复,少数表示因时间冲突不能参会,这是这一天的工作进度。

28日,针对没有回复的领导,逐一进行电话、短信确认,并做好记录,这样出席大会并安排在主席台就座的嘉宾名单和人数逐渐清晰明朗,但是还不能供文秘组编制主席台座位图。

下午2点,召开30周年纪念大会会务筹备工作会议,各组组长详实地汇报着各项筹备工作进度以及需要大会领导小组协调的重点工作。副总裁陈建克要求各工作组做好各环节的上下衔接,每一项工作做到闭环,注重细节。林书记强调各工作组保证高质量高标准完成各项任务,各组之间的关联工作必须衔接好协调好。

截止下午5点半,邀请嘉宾名单中仍有十多位领导不能确定是否参会,先发邮件给文秘组组长,然后带着邀请嘉宾名单下班回家,以备临时需要。果不其然,晚上23点56分,手机上收到两条短信,是林书记转发的,有两位领导表示参会。

29日上午9点,公司科技楼一楼接待室,30周年纪念大会会务筹备工作向董事会汇报,董事长南存辉主持会议。会议中新增了几项工作,其中文秘组工作新增的一项是邀请乐清各部委局办领导并确定参会名单,而且必须在当天下午要完成。相应的另外一项工作主席台座位编排思路有新的调整,公司老顾问们一大部分人就只能安排在嘉宾席就座了。顿时觉得工作难度成倍增长,本以为之前未确定的领导名单尽快联系确定就好,现在又重新开始邀请一批领导并逐一确认。不过幸好,南董指示这30多位领导的邀请确认工作由三位副总裁们负责,我负责邀请信息收集整理即可。下午3点多,应形象组要求先提供需要打印的嘉宾姓名牌,包括暂未确定是否参会的嘉宾。4点半下班时间,电话联系先生:你先回家陪孩子,晚上我还要跟领导们去趟会场……

下午5点,林书记、正泰电器总裁助理王起带队前往温州人民大会堂检查现场会务准备情况,会场资料装袋摆放、大会两项启动仪式的道具及排演、主席台座位摆放等现场布置工作。等我们赶到大会堂门口的时候,天色已黑,忙碌了一个下午,后勤服务的同事们,十几个人,由于场地限制,或站在或蹲着就在大会堂后面的露天通道上吃盒饭。看到这一幕,不禁有些感动。
晚上8点,回到办公室,根据收到的最新信息,继续更新邀请嘉宾的名单,整理确定出席大会的嘉宾名单。临近9点,接到通知,根据南董指示,立刻赶往温州香格里拉大酒店。车队的司机已经在一楼门口等待,这是今晚第三次坐车往返温州和工业园之间。路上还想着:晚上工作结束估计十一二点才能回家睡觉的。

晚上10点,根据南董的工作指示,临时分工,有负责修改重要嘉宾接待方案,有负责修改公司顾问的接待方案,我被分配负责主席台座位的编制。在正泰集团副总裁陈建克的亲自指导下,根据南董的要求,主席台座位图连续反复修改了三稿。这是这个月第二次零距离配合南董、陈总工作。

临近12点,南董亲自对邀请嘉宾的名单进行排序,和陈总重新一起编排座位图,他们熟悉每位嘉宾的身份职务。我在一边静静的看着,听着……夜深了,高层领导与我们一同挑灯夜战。再次深刻体会到“接待无小事”,这次大会邀请的嘉宾涉及部门多人数多范围广,嘉宾座次安排更是重要而又敏感的工作,深怕如果座次安排不妥当,会引起一些误会,会失礼。
30日凌晨2点,香格里拉大酒店24层的会议室依旧灯火通明,我们如火如荼地工作中……讨论、修改、定稿、打印。还有2位同事为已经入住酒店的嘉宾、顾问们分发行程安排表,放到每个房间的门缝下面,以便他们一早起床就能第一时间了解当天的行程安排情况。

凌晨4点半,公司司机小周把我送到家,简单洗漱,却毫无睡意,只能强迫自己尽快入睡,因为2个小时后又要起床返回公司,上午8点又要前往会场了。早晨出门前,孩子对我说:妈妈我不喜欢你加班。孩子还小,我也无法解释太多。

30日上午8点半,我收到一条会务温馨提醒短信,这是我昨天下午就设定好的公司短信平台的定时群发短信内容,它会发给各位与会嘉宾,提醒他们会议时间并准时出席会议。

上午,我赶到香格里拉大酒店24层会议室,不断根据个别邀请嘉宾反馈的最新信息,多次修改主席台座位图。由于本次大会主席台嘉宾人数达111位,各种职务级别,一个人员变动,座次全部都要改动。一边个别嘉宾人员信息还在调整,有临时通知说不参会的,有说派其他人员参会的,座位图上的姓名第一时间要更改;另一边大会现场催促着要尽快确定座位图,等着会场主席台座位布置。11点,座位图基本定稿,11点半,由陈总请示南董审核后,定稿,打印。

我如释重负地返回会场,提交林书记、王总他们,现场立刻开始布置主席台座位排位。这时候,大会堂管理人员要求清场了,经过沟通,留下我们4、5个人排座位,其他同事全部离开会场。

12点15分,全部座位安排妥当,再三仔细地一一核对无误,我们撤离会场。跟随领导们一起来到大会堂后面的露天通道上吃午饭,和之前的同事一样就这样露天吃盒饭,突然觉得盒饭特别可口。

12点50分,我们回到会场,最后检查会场现场的各处细节,确保万无一失,各就各位,迎接八方来宾,迎接大会的开幕。
下午2点,正泰集团创业30周年纪念暨“新时代 新要求 新征程”动员大会在这里隆重举行。

此时此刻,所有会务筹备工作的同事们通过短短的十天辛勤工作,不分昼夜,不断改进修正完善,精益求精,并出色地完成各项会务工作,为所有的与会者呈现隆重热烈的大会现场,让大家一起见证正泰30周年纪念大会!

正泰集团创业30周年纪念大会,类似这样规格的大会,公司已经举办过无数次。每一次大型会务活动背后,总有那么一群正泰人,因为同一个目标,感召来自不同部门不同岗位的他们,组成一个坚韧的工作团队,并肩作战,团结协作,不辱使命! 正是这么一群正泰人,成为每一次台前幕后最值得敬佩的人!

在线咨询,点这里

在线咨询

官方订阅号

官方服务号